闽都陈嘉庚公益基金会公益项目管理办法

第一章 总则

 

第一条 为加强闽都陈嘉庚公益基金会（以下简称“基金会”）公益项目（以下简称“项目”）的管理，确保项目运行的合法、规范、高效，实现项目的预期目标，保障基金会、捐赠方和受益方的合法权益，现根据《基金会管理条例》、基金会《章程》等相关规定，制定本办法。

第二条 本办法适用于基金会资助的各项公益活动的项目管理。全部项目均应符合基金会《章程》及公益项目准入标准等相关规定。

 

第二章 组织管理

 

第三条 基金会理事会是项目管理的最高决策机构，秘书处是项目执行的管理机构。秘书处下可设立管理部，作为项目管理的专职机构，配备专职人员，行使项目管理职能，负责项目的开发、立项、实施、检查和结项验收等具体工作。

第四条 每年秘书处应按时制定年度项目计划，经项目评审委员会审核后，报基金会理事会审议决定。

第五条 基金会和捐赠方有权向受赠方查询捐赠财产的使用、管理情况，并根据实际情况提出建议和意见。对于基金会和捐赠方的查询，受赠方应当在5个工作日内如实答复。

 

第三章 公益项目及资助奖励对象的准入标准

 

第六条 公益项目应符合国家法律、法规和政策，符合基金会宗旨和公益活动范围。

第七条 公益项目总体上应符合本基金会制定的年度工作计划，并有助于基金会中长期战略目标的实现。

第八条 公益项目应具备较强的公益性，具有较好的社会效益，能够带来良好的社会影响。

第九条 公益项目应具有较强的必要性，即资助奖励对象确实存在获得资助的必要性和迫切性，能够解决直接资助奖励对象面临的困难和问题。

第十条 公益项目的资助金额应具有合理性。外部而言，应与资助奖励对象的规模、实力、社会品牌相适应；内部而言，应与本基金会的基金余额相匹配。其中，一次性对同一对象的资助金额原则上不应超过上年度基金余额的3%，近五年内累计对同一对象捐赠支出金额不应超过上年度基金会余额的10%，如有超出限额的特殊情况，应列示特别必要性和具体特殊性，且通过严格审核后，方可将项目提请理事会审慎审议并一致表决。

第十一条 公益资金的具体用途应具有合理性、可实施性和可监督性，避免用途不当或用于非公益用途上，回避不可实施的项目和不可回溯监督的项目。

第十二条 公益项目应具备正面宣传效应，项目成效应可展示、可传播，有助于提升基金会知名度；投入金额越高，对应为基金会形象应带来相应程度的正面品牌效应同步增加，以便更好推动本基金会可持续发展。

第十三条 公益项目资助奖励对象应具有非营利性，不得捐赠于营利性机构。资助奖励对象为单位机构的，应为政府单位/社会组织团体/享受财政拨款并提供公共服务的事业单位等不以营利为目的的机构。资助自然人的，不应为营利性机构负责人或关键人员。

第十四条 公益项目的资助奖励对象应具有良好信誉和公信力。资助奖励对象不应存在法律诉讼、债务纠纷及其他可能危及本基金会声誉及公益项目执行的情况；公益项目及资助奖励对象在近三年内应无发生重大负面舆情；如果非本基金会资助的类似项目，或拟资助奖励对象的同类型机构出现重大风险舆情，基金会应对该类型项目审慎介入。

第十五条 公益项目的资助奖励对象，如果为间接转移支付的，相关受助单位应具有较好组织管理能力，能够根据项目约定将本基金会所捐赠的财物运用到实处，提升直接赠至受助自然人的比例，减少不必要的运作费用，并能够按照会计制度准确核算，建帐备查，为基金会及相关外部机构进行捐赠后管理及其他事后监督提供相关依据。

第十六条 公益项目的审核应强调独立性，公益项目的直接受益人或受益单位负责人不应与基金会存在关联，如相关自然人与基金会关键人员存在亲属/利益关系的，关键人在公益项目全流程中均应采取回避。

 

第四章 公益项目的评审审批流程

 

第十七条 由公益项目的资助奖励对象向闽都陈嘉庚公益基金会秘书处下设的管理部提交公益项目申请报告，内容包括：资助奖励对象概况、捐赠资金用途、申请捐赠金额，时间进度计划等公益项目的基本情况。资助奖励对象分散的项目建议由组织方或项目组提交申请报告。

第十八条 由基金会管理部对社会各界提交的公益项目申请报告进行筛选初审及立项调查，形成公益项目建议报告并经秘书长同意后，根据项目金额按照基金会运作权限决定是否提交项目评审委员会审议。项目评审委员会本着尽职尽责的原则，根据本基金会捐赠资助准入标准进行独立评审，并出具审核意见。

第十九条 在评审人出具推荐意见的基础上，基金会秘书处形成议案将公益项目提交有权审批人审批，如属理事会权限，应提交理事会审议，按章程规定经理事会表决通过。

 

第五章 项目立项管理

 

第二十条 立项原则

（一）所立项目必须符合国家相关法律、法规，符合基金会规定的宗旨；

（二）项目方案申报机构需具备良好社会公信力与影响力，能够对提高基金会知名度和品牌效应起到积极作用，具体应符合下列条件：

（1）项目申报机构应具有非营利性；

（2）项目申报机构依法注册且有效存续，近三年内无不良记录；

（3）所申报项目有详细科学的项目建议书；

（4）有符合项目管理要求的执行团队和管理机制；

（5）项目申报机构有配备专业财务人员，财务管理规范，能保证专项核算、专款专用。

（三）项目具有较强的必要性、普惠性和可持续性，即资助奖励对象确实存在获得资助的迫切性，社会效益显著，受益人群广、覆盖面大且具有可持续发展的潜力；

（四）公益资金的具体用途应具有合理性、可实施性和可监督性，避免用途不当或用于非公益用途上，回避不可实施的项目和不可回溯监督的项目。

第二十一条 立项程序

（一）外部申请项目的立项程序应包括但不限于以下内容:

（1）评审秘书处提交的公益项目是否符合基金会公益项目准入标准等相关规定；

（2）研究、评估公益项目的必要性、合理性、可实施性、可持续性及可监督性；    

（3）评估公益项目申请人（申请机构）的资格是否符合要求；    

（4）评估项目执行团队的组成与能力是否符合公益项目的要求；    

（5）评估公益项目的预算情况；    

（6）其他未尽事宜。

（二）限定性捐赠项目的立项程序应包括但不限于以下内容:

（1） 评审秘书处提交的所指定资助项目和用途，是否符合法律法规及本基金会《章程》的规定；

（2） 评估公益项目是否符合基金会公益项目准入标准规定；

（3） 研究、评估公益项目的必要性、合理性、可实施性、可持续性及可监督性；

（4）评估项目执行团队的组成与能力是否符合公益项目的要求；评估公益项目的预算情况；

（5）其他未尽事宜。

（三）基金会自设项目的立项程序应包括但不限于以下内容：

（1）评估公益项目是否总体上符合本基金会制定的年度工作计划，并有助于本基金会中长期战略目标的实现；

（2）评审秘书处提交的公益项目是否符合基金会公益项目准入标准等相关规定；

（3）研究、评估公益项目的必要性、合理性、可实施性、可持续性及可监督性；

（4）评估项目执行团队的组成与能力是否符合公益项目的要求；

（5）评估公益项目的预算情况；

（6）其他未尽事宜。

 

第六章 项目确立

 

第二十二条 项目方案和协议

（一）管理部根据项目申请，拟定项目实施方案和协议，确定项目具体目标、工作计划、实施步骤等。就方案和协议条款与项目申请方商讨，直至双方无异议定稿；

（二）方案内容，包括但不限于：

（1）项目背景和意义；

（2）组织机构和团队介绍，组织登记证书、负责人介绍、团队成员职责分工等；

（3）项目目标和受益群体；

（4）项目起止时间及实施周期；

（5）项目实施计划；

（6）项目资金管理和使用；

（7）项目阶段性汇报节点和材料明细；

（8）项目结项验收材料明细；

（9）项目评估；

（10）项目总结与回访。

（三）项目方案和协议审批流程：

（1）将拟定项目方案和协议提交办公室和财务部门审核，出具审核意见。根据意见修改后，提交秘书处审批并出具意见。根据审批意见与执行方协商调整，可延期7-15个工作日，再次提交秘书处审批。若通过，则方案定稿，可以签署协议；若协商无法达成一致，经秘书处同意，可申请项目终止或退出；

（2）为保证项目推进效率，项目确立起至协议签署，时间不能超过三个月（包含延期时间）；

（3）对于连续资助同一个项目（3年内）理事会一次性通过审批即可，后续两年不再进行审批，直接进入资助环节。除特殊情况外。

 

第七章 项目实施

 

第二十三条 项目实施要严格遵守协议条款，坚决杜绝违规操作，严格按照审批权限办事，在实施过程中做到对项目负责、守则，尽责三大原则，达到“最低项目成果，最高社会效益”的目标。

第二十四条 项目实行科学专业化管理。指定项目负责人依据基金会对外捐赠项目操作规程承担项目的管理和执行，对实施项目进行全过程监管，并对项目的审计负责，确保项目资金融通、项目运作畅通、项目成效联通。

第二十五条 款项拨付申请

（一）按款项拨付方式可分为一次性款项拨付项目和分期拨付项目；

（二）一次性款项拨付项目根据项目方案和协议，管理部拟定项目款项拨付申请提交秘书处，按资金额度分级审批，审批通过则提交财务部门拨付款项；

（三）分期拨付项目根据项目方案和协议，管理部拟定项目款项拨付申请提交秘书处，按资金额度分级审批，审批通过则提交财务部门拨付款项。

 

第八章 项目过程监督及调整

 

第二十六条 项目过程监督

（一）管理部应按项目周期及进度及时出具报告材料，并随时接受基金会监督；

（二）项目管理过程中，各部门应权责分明，及时畅通部门沟通渠道，及时进行汇报和审核工作。与财务相关的需提交财务部门审核，阶段性进展报告需提交办公室审核，影音资料需提交外宣审核和宣传；

（三）建立项目监督机制。项目过程监督分为线上监督和现场监督：

（1）线上监督是指执行方按照协议约定的项目节点进行项目进展汇报。进展汇报的频率，原则上不少于分期付款的频率。分批拨付的项目，需在下一次款项拨付申请前依据基金会对外捐赠项目资料反馈清单，汇报上一阶段的项目进展情况；

（2）管理部根据项目周期长、资助金额较大、进一步提升基金会影响力等因素决定是否进行现场管理。可考虑结合项目关键节点确定是否开展现场管理，如：项目启动、现场成果汇报、工程验收等；现场监管需管理部联合办公室或财务部门共同进行，并形成项目现场/考察报告；现场监管作为线上监管方式的辅助形式，按线上管理审批流程进行审批。

（四）项目调整。管理部整合执行方提供的汇报材料，形成项目报告，提交财务部和办公室审核出具意见。若项目成果符合预期，则批准款项申请，项目继续执行；若项目不符合预期，提出具体的整改内容、整改措施及时间要求，整改完成再次提交秘书处审批；若项目极不符合预期且无法整改，经秘书处同意，可申请项目终止或退出；

（五）捐赠方监督。捐赠方有权决定捐赠财务的使用范围和使用方向等，有权查询其捐赠财务的管理使用情况及项目有关材料，并向受益方提出意见和建议；

（六）社会监督。开展的公益项目，结合项目的实际情况采取公示制，在媒体、网络上进行公布，构建开放式的宣传作用，实行公开、透明的社会监督有机结合，增强基金会公益品牌的社会宣传效应。

 

第九章 项目验收

 

第二十七条 项目验收准则。根据项目目标完成度、社会影响力、目标群体受益程度、直接效益、可推广的成功经验、经验教训等标准开展验收工作。

第二十八条 根据方案制定项目验收计划，按基金会对外捐赠项目资料反馈清单列出验收材料明细。

第二十九条 项目验收是结合实际情况决定采取线上验收或现场验收的方式。现场验收需项目部门联合财务部门或办公室前往项目地开展现场验收，实地验收材料，出具现场验收报告。

第三十条 执行方提交线上验收材料，管理部出具验收报告。将验收报告提交财务部门和办公室审核，出具意见。根据审核意见修改，提交秘书处审批。若有意见，则出具项目整改意见和期限，反馈执行方整改，并再次汇报审批，直至达到项目预期，验收合格，项目结项；若项目成果极度不符合项目预期，提交秘书处审批终止，保留追责权利。

第三十一条 项目终止。根据捐赠协议，项目到期自然终止；遇到特殊情况需要提前终止时，须按照相关要求，由基金会和受益方协商一致后，终止并签订项目终止协议书。注：若受益方因故违约，则此条不适用。

第三十二条 公益项目实施应按照项目管理办法执行、建立高效的项目执行方案，认真履行项目资助协议。

（一）资金受益方有义务向基金会提供项目资金使用明细，结项后，如有资金结余，受益人应按实际金额退还至基金会；

（二）因受益人违反协议，导致资金被滥用、项目无法妥善完成或项目的目的无法达到，基金会应追究有关机构的违责任及/或其他法律上的责任。如因上述违约引致项目或协议的调整或终止，基金会应当要求受益人根据协议退回相应的款项，并赔偿相应损失。

 

第十章 项目总结

 

第三十三条 项目总结。总结项目成功经验和教训，作为参考和推广。

第三十四条 项目回访。按项目实施方案制定回访计划，项目执行方填写回访调查问卷。

第三十五条 项目留痕管理

（一）管理部应将项目材料及时归档，实行专人管理，妥善保管；

（二）项目档案是在项目的申请、评审、实施、监督管理过程中直接形成、具有一定的保存价值、体现为文字、图表、声像、电子数码等不同形式、不同载体的历史纪录；

（三）项目资料归档范围应包括但不限于：项目的申请报告、立项报告、评审委员会意见书、理事会及理事长的议案、项目协议书、监督检查报告、整改报告、项目定期进展报告（进展报告和财务报告）、结案报告等相关资料；

（四）项目公示。项目开展情况和财务状况等可对外公示部分进行公示，作为项目成效展示和宣传，也接受公众监督。

 

第十一章 档案管理

 

第三十六条 基金会应建立健全统一的文件材料归档管理体系，将公益项目评审审批相关档案的形成、积累、整理和归档工作列入工作范畴，以备内外部单位的指导、监督和检查。

第三十七条 基金会秘书处负责档案保管工作，公益项目评审审批相关档案具体包括：受助对象申请报告、公益项目议案、评审意见、理事会决议/相关有权审批人批件、事后监督材料等，保管期限应不少于十五年。

 

第十二章 项目财务管理

 

第三十八条 项目财务管理

（一）项目实行资金专项管理，按公益项目明细实行专款专用，在实施过程中要确保足额、及时发放到收益方，任何单位或个人不得挤占和挪用。对于捐赠款实行定期检查，发现违规现象及时纠正；

（二）为使项目严格有序开展，项目负责人在捐赠款中提取管理费用，作为项目负责人津贴时，必须严格按照协议规定依法合规执行；

（三）项目拨款计划由管理部根据项目活动周期协商安排，根据项目需要决定以一次性或分批拨付，报送基金会财务部审核后，在项目合作协议或捐赠协议中作出相应约定；

（四）项目原则上采取分批拨付的方式，首笔资金于项目协议签订后拨付，后续资金根据项目实际进展情况拨付，必要时酌情保留项目预算的5％至10%作为尾款，于管理部提交验收合格的结案报告后予以拨付；

（五）因自然灾害等突发性原因发生的资助项目、额度特别小的资助项目等可根据具体情况决定付款的时间、次数及比例；

（六）管理部应根据项目协议约定时间，在符合项目拨款条件的前提下，根据基金会财务制度，以签报方式报送核批，填写付款申请单，并跟踪拨款流程；

（七）基金会财务部在收到完整的拨款核批材料后方可安排拨款，完成核批后的拨款时间一般不超过十五个工作日；

（八）收到项目拨款后，管理部应要求项目执行机构在十五个工作日内向基金会财务部提供合法合规票据。

 

第十三章 附则

 

第三十九条 本办法由基金会秘书处负责解释和修订。

第四十条 本办法由基金会秘书处制订，经理事会审议批准后颁布，自颁布之日起执行。